Em 2022, foi publicada e divulgada a Política de Conflito de Interesses para todos os colaboradores e colaboradoras da Suzano, além de estar disponível para preenchimento o formulário de Declaração de Conflito de Interesses na UniverSuzano. A Política estabelece as diretrizes de tratamento e reporte das potenciais situações de conflito de interesses para que a companhia possa mitigar os riscos associados a elas.  

Além da política específica sobre esse tema, a Suzano estabelece em seu Código de Ética e Conduta e na Política de Partes Relacionadas procedimentos que precisam ser observados em transações que envolvam ou possam envolver conflito de interesses. A empresa não possui metas nesse tema.

O Conselho de Administração, mais alto órgão de governança da Suzano, determina, em seu Regimento Interno (instrumento próprio, formal e público), o procedimento caso haja conflito de interesses envolvendo os conselheiros e conselheiras. De acordo com esse instrumento, um dos requisitos para a eleição de membros do Conselho é, inclusive, a ausência de tal situação de conflito.

As informações sobre situações de conflito de interesses, como participação cruzada em órgãos de governança, acúmulo de cargos e existência de acionistas majoritários, são divulgadas aos stakeholders de forma periódica em documentos públicos da Suzano, como o Formulário de Referência e o Relatório 20-F, disponíveis no site de Relações com Investidores (conforme determinado pela legislação e regulamentação aplicáveis à companhia e nos termos e extensão previstos em cada um desses documentos). 

Nesse sentido, veja as observações específicas para cada um dos itens a seguir: 

• Participação cruzada em outros órgãos de administração (participação em outros conselhos, acúmulo de cargos de diretoria e conselho etc.): as participações cruzadas em órgãos da administração da Suzano e até mesmo a existência de relação conjugal, união estável ou parentesco até o 2° grau ligados aos administradores e administradoras da Suzano, suas controladas, controladores e controladoras são divulgadas por meio das seções 12.5 e seguintes do Formulário de Referência da companhia; 
• Participação acionária relevante cruzada com fornecedores e outros stakeholders: eventuais participações deste tipo são divulgadas por meio da seção 16 (e suas subseções) do Formulário de Referência da Suzano, ao caracterizar tais fornecedores e stakeholders como partes relacionadas da companhia, ou seja, para que haja tal caracterização – e, consequentemente, se divulguem em tal seção as transações a ela pertinentes –, é necessário informar as eventuais participações acionárias relevantes cruzadas existentes; 
• Existência de acionista majoritário e/ou acordo de acionistas: as informações sobre a existência de acionista majoritário (controle) e de acordo de acionistas envolvendo a Suzano ou a ela relacionadas são divulgadas por meio da seção 15 (e suas subseções) do Formulário de Referência e no Item 7 – Major Shareholders and Related Party Transactions – do Relatório 20-F da companhia; 
• Divulgação de informações sobre partes relacionadas: essas informações são divulgadas por meio da seção 16 (e suas subseções) do Formulário de Referência e no Item 7 - Major Shareholders and Related Party Transactions – do Relatório 20-F da companhia. 

Considerando o desdobramento dessa diretriz para toda a empresa, contamos com controles e políticas específicas que abordam essa temática. São eles: 

• Código de Ética e Conduta; 
• Política de Conflito de Interesses;
• Política Anticorrupção; 
• Política de Gestão Integrada de Riscos; 
• Política de Medidas Disciplinares; 
• Política de Ouvidoria; 
• Política de Partes Relacionadas; 
• Política de Investimentos Socioambientais e Doações. 

A Suzano integra, ainda, o Pacto Empresarial pela Integridade e contra a Corrupção, com o objetivo de erradicar casos de corrupção (incluindo ocorrências de suborno) em toda a companhia e, assim, auxiliar na promoção de um mercado mais íntegro e ético. O Pacto foi lançado em 2006 e é uma iniciativa articulada pelo Instituto Ethos de Empresas e Responsabilidade Social, pela Patri Relações Governamentais & Políticas Públicas, pelo Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (Pnud), pelo Escritório das Nações Unidas contra Drogas e Crime (UNODC), pelo Fórum Econômico Mundial e pelo Comitê Brasileiro do Pacto Global.

Veja a seguir as disposições do referido Regimento Interno sobre a temática de conflito de interesses: 

“3.1.1. Os membros do Conselho de Administração da Companhia deverão atender aos seguintes requisitos: […] (ii) ausência de conflitos de interesses com a Companhia”; 

“4.1. Para os fins do caput desta cláusula, considerar-se-á: […] (iii) impedido, o membro do Conselho de Administração que se encontre em situação de conflito de interesse com a Companhia (‘Conflito de Interesse‘ ou ‘Conflito de Interesses’), conforme estabelecido na Cláusula 20 adiante, bem como aquele que tenha sido eleito por indicação de empresa concorrente da Companhia”; 

“5. Ressalvada a hipótese de Conflito de Interesses, conforme disposição das Cláusulas 20, 21 e 22, adiante, todas as informações e documentos somente serão fornecidos ou disponibilizados a todos os Conselheiros, não podendo qualquer Conselheiro ou grupo de Conselheiros dispor de informação não disponível aos demais, assim como fazer contatos diretos com a Companhia, seus Diretores ou empregados para pedir informações e/ou documentos, ressalvado o disposto na Cláusula 16 a seguir”; 

“20. É vedado aos Conselheiros intervir em operação social na qual tenham interesse conflitante com o da Companhia, bem como na deliberação que a este respeito tomarem os demais administradores, observado, ainda, o disposto na Cláusula 22, abaixo. O Conselheiro deverá declarar-se em situação de Conflito de Interesse quando considerar que eventual decisão do Conselho sobre um assunto em pauta para votação possa resultar em benefício próprio ou de outrem, com ou sem prejuízo para a Companhia“; 

“21. O Conselheiro que se considere em situação de Conflito de Interesse com a Companhia deverá declarar-se impedido na reunião de Conselho ou notificar o Presidente do Conselho, cumprindo-lhe cientificá-lo do seu impedimento e fazer consignar em ata de reunião do Conselho a natureza e extensão do seu interesse“; 

”22. O Conselheiro em situação de Conflito de Interesses, após declarar-se impedido, não poderá participar da discussão, nem votar na matéria na qual tiver Conflito de Interesses, devendo ausentar-se do recinto da reunião quando o Conselho for discutir tal matéria”; 

“24. As informações enviadas ao Conselho de Administração pela Companhia ou por terceiros, relativas à matéria na qual determinado Conselheiro declare-se em situação de Conflito de Interesses, não serão enviadas a tal Conselheiro, bem como não lhe será dado acesso a tais informações pelos demais Conselheiros“; 

“25. Independentemente da notificação de que cuida a Cláusula 21, sempre que identificar situação que possa configurar Conflito de Interesses de determinado Conselheiro com relação a alguma matéria a ser deliberada pelo Conselho, o Presidente notificará tal Conselheiro para que esse, no prazo que lhe for assinalado, manifeste-se a esse respeito, com vistas ao disposto nas Cláusulas 21 e 24”.